做項目如同下棋，要常常檢視下兩步的棋局。在項目現場，有沒有做足事前的準備，往往是項目成功與否的關鍵之一。可是，若項目經理或PMO被眼前繁重的工作綁住，就要開始擔憂項目的前景會不如預期，所以一定要有負責中長期規劃的人，為項目的下一階段進行準備。

　　如果你是項目經理或PMO的角色，是否也被眼前的工作絆住而無法做長期規劃呢?如果持續被眼前的工作絆住，無法看到下一步的話，那項目的下一個階段注定會更加紊亂。

　　以鐵路運輸為例，項目經理或PMO鋪設鐵軌(如規劃)，而項目經理同時也是火車駕駛員，火車(項目)依照已經鋪好的線路向前推進，而確保火車在行進過程中不會脫軌或延遲的角色就是PMO。

　　我們來想象一下，鐵軌(如規劃)是否在一開始就詳細地規劃好了呢?在執行項目之前，就應該把鐵軌依據設計藍圖(如項目計劃書等)鋪設好。所以，為了讓火車能順利地行進，在鋪設鐵軌的時候，就要在設計藍圖時考慮到未來可能會發生的變化，包含進行中可能出現的障礙或危險，這樣才是一個安全的路線圖(為了到達目的地而規劃的計劃書)。

　　有了路線圖，才可以開始鋪設鐵軌。所以，筆者認為設計路線圖的工作，應由PMO協助擔任。在《PMBOK指南》中，這種將項目精致化而做的規劃手法，我們稱之為“漸進明細”。

　　如果PMO都被當前繁重工作綁住時間，沒有人有時間去規劃路線圖的話，火車容易因此失去方向，而在中途脫軌。所以，制定“為了到達目的地而規劃的路線圖”，應該是PMO的首要職責。

　　現在讓我們來檢視，如何為項目做出一個“為了到達目的地而規劃的路線圖”，以下是比較具體的規劃方式：

　　1.寫出“制作計劃進度”，如測試計劃書等。

　　2.下個階段的開始及結束的基準，依產出(交付目標)定義具體的里程碑。

　　3.擬定各規格書的模板，如測試規范的模板。

　　4.檢查下個階段的管理做法(進度反饋機制、風險管理、報告的模板等)。

　　5.檢查下一個階段所需的會議體制。

　　6.環境與相關設施的準備。

　　或許你看完以上所列出的重點，就可以略知一二，如此就可以在項目的下個階段以前詳細規劃，并且著手進行事前準備。實際上，在項目規劃階段，應該具備如同目錄架構般的信息，還有各種的模板，而且這些信息和文件應該讓項目成員熟悉，這才是項目規劃時的理想狀態。

　　舉例來說，我們在測試的時候，應具備測試模板與測試用例(Test Case)。當項目成員在為了計劃書埋頭苦干的時候，PMO應該為下個項目階段進行準備。

　　制定“為了到達目的地而規劃的路線圖”的好處是，除了協助項目順利地進行之外，還可提早把上述的規劃重點完成，可以讓這些重點的詳細項目有更多的緩沖時間。提前考慮下個階段所需的項目成員，就可以避免“明明到了下個項目階段了，但是人力還是被綁在上個階段”的窘境發生。

　　同時，我們能夠事前掌握工作規模及工作負荷量，下個階段的重要事項可以提前和主管或是客戶聯絡，確認需求與進度是否符合期望。

　　這次我們討論“思索項目接下來會發生的情境”。當然在現實情況中，PMO也有原本負責的例行業務，應對這種問題時，PMO需有相對應的準備。PMO的成員中分為負責“思索項目接下來會發生的情境”“和項目經理一起監督項目進行”“監控項目現場進度與問題”的3種成員，在大家分工合作下確保項目順利進行，這才是提升PMO組織能力的重點。

       PMP項目管理行業交流QQ群：667625965（點擊一鍵加群）