在各種工作當(dāng)中，只要是需要多方按照一定的步驟配合開展工作，就存在著“工作流“。有一些重要的工作流程通過各種管理制度加以明確，但還有大量的工作流存在于各種瑣碎的工作當(dāng)中，甚至可以說是無處不在。所以在職場(chǎng)當(dāng)中必須要具備“工作流”的意識(shí)和概念，掌握工作流的基本要求，這樣才能夠更好的理解制度要求，能夠根據(jù)任務(wù)的實(shí)際需要隨時(shí)設(shè)計(jì)出不同的工作流，從而確保各方的協(xié)同工作效果，發(fā)揮出團(tuán)隊(duì)的整體力量。

　　工作流包含的主要要素

　　一、流程步驟

　　既然是一個(gè)流程，往往就需要多個(gè)步驟來完成，所以通常是首先要有一個(gè)包含所有步驟的流程圖，說明整個(gè)流程需要哪些步驟，而且這些步驟之間還可能不是簡(jiǎn)單的順序關(guān)系，可能有并行的步驟，或者按照不同的條件產(chǎn)生不同的流程分支。每一個(gè)步驟都需要有輸入、處理、輸出這樣三個(gè)基本要素。對(duì)于流程圖中的每個(gè)步驟，都需要明確相互之間的輸入/輸出，前一步驟的輸出應(yīng)該能夠滿足后序步驟所需的輸入，這樣才能使整個(gè)流程銜接運(yùn)轉(zhuǎn)起來。對(duì)于每個(gè)步驟，還需要明確該步驟當(dāng)中的處理要求，如何能夠?qū)⑤斎虢?jīng)過一番處理形成所期望的輸出。

　　畫流程圖是一個(gè)基本功，學(xué)過程序設(shè)計(jì)的在這方面接受的訓(xùn)練會(huì)多一些，程序處理的流程圖其實(shí)也是一種工作流。

　　二、狀態(tài)

　　一項(xiàng)任務(wù)在流程中流轉(zhuǎn)，需要能夠確定該任務(wù)已經(jīng)進(jìn)展到流程的那一步了，下一步驟應(yīng)該是哪個(gè)，這些都需要通過任務(wù)的狀態(tài)來控制。所以一項(xiàng)任務(wù)的流轉(zhuǎn)過程，實(shí)際上也是狀態(tài)的變化過程。通過查看任務(wù)的狀態(tài)，就能夠知道任務(wù)進(jìn)展到哪一步驟了，當(dāng)任務(wù)處理完成后，任務(wù)的狀態(tài)就應(yīng)該是“已完成”。

　　在軟件研發(fā)的需求管理、測(cè)試問題管理當(dāng)中，都會(huì)定義出一系列的狀態(tài)，來反映具體任務(wù)被處理的情況。

　　三、角色與權(quán)限

　　流程中的每一步都需要明確由“誰(shuí)”來處理，這個(gè)“誰(shuí)”就是角色，常見的就是相應(yīng)的人員或機(jī)構(gòu)。實(shí)際當(dāng)中能對(duì)某個(gè)步驟進(jìn)行處理的人會(huì)不止一個(gè)，可能是相同崗位的多個(gè)人，這一類人員可以作為一個(gè)統(tǒng)一的角色。擁有不同處理權(quán)限的應(yīng)該作為不同的角色，由于任務(wù)所涉及問題不同，可能會(huì)需要經(jīng)過不同權(quán)限的角色來處理，從而導(dǎo)致任務(wù)處理的實(shí)際步驟會(huì)有不同。

　　這在財(cái)務(wù)審批中最為典型，根據(jù)不同金額需要由具有不同權(quán)限的人員進(jìn)行審批，那么相應(yīng)的流程步驟就會(huì)有所不同，這些步驟所對(duì)應(yīng)的角色和權(quán)限也是需要嚴(yán)格區(qū)分的。實(shí)踐中泳道圖是一種比較直觀的表現(xiàn)形式，反映整個(gè)流程在不同角色之間是如何流轉(zhuǎn)的。

　　在面對(duì)規(guī)范的制度流程時(shí)，我們就需要從中識(shí)別出整體流程中所包含的步驟以及每個(gè)步驟的輸入/輸出和處理的要求，能夠知道各個(gè)步驟中誰(shuí)有什么權(quán)限，能夠根據(jù)狀態(tài)了解工作任務(wù)的進(jìn)展情況。公文流轉(zhuǎn)、合同審核、軟件測(cè)試問題跟蹤、財(cái)務(wù)報(bào)銷申請(qǐng)等等，都是比較典型的工作流的例子。在項(xiàng)目管理當(dāng)中，往往需要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況規(guī)定一些臨時(shí)性的工作流程，就需要在工作流中將上述各種要素都定義清楚。

　　四、溝通是關(guān)鍵

　　即使有了正式的工作流程，也仍然需要非正式的溝通。正式的工作流程中所有角色都將承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，所以流程的處理會(huì)比較謹(jǐn)慎，周期也就相應(yīng)比較長(zhǎng)。而且當(dāng)某一步驟對(duì)工作內(nèi)容提出質(zhì)疑需要澄清時(shí)，往往會(huì)使整個(gè)流程退回到最初的發(fā)起步驟重新來過。這種眾多干系人參與的串行決策過程，效率一定是比較低的。因此，為了提高效率，就需要通過非正式的渠道與所有干系人進(jìn)行溝通，澄清所有的疑問，促使達(dá)成共識(shí)，在這樣的基礎(chǔ)上進(jìn)入正式的工作流程，一路綠燈，不用返工，這是效率較高的方式。當(dāng)然，也會(huì)存在以非正式的方式無法達(dá)成共識(shí)的情況，也不得不需要通過正式的流程迫使相關(guān)人正式表達(dá)意見，交由更高權(quán)限者決策。這也就是項(xiàng)目管理當(dāng)中特別強(qiáng)調(diào)的干系人管理。

　　流程本身是一種形式，更重要的是流程中的內(nèi)容。